Challenge des coûts
Le challenge des coûts est l'approche que nous suivons pour l'optimisation des dépenses déjà planifiées sur le TAR. Nous travaillons selon deux méthodologies:
1) Le challenge top down: Faire une estimation globale des coûts que nous évaluons selon un Benchmark, ou faire une estimation des données historiques.
2) Le challenge bottom up: Révision de tous les coûts significatifs et de tous les contrats qui leur sont liés. L'objectif final est d'éliminer les coûts inutiles et d'obtenir le niveau de service attendu au meilleur prix.

Challenge du scope
Le challenge du périmètre (Scope challenge) est une approche que nous suivons pour optimiser la liste des travaux prédéfinis. Le TAR scope challenge considère les éléments suivants: Existe-t'il des règles définies au sein de l'organisation pour gérer les arrêts? Celles-ci sont-elles alignées avec l'état de l'art dans l'industrie? (i.e. Les travaux pouvant être effectués hors arrêt n'entrent pas de le périmètre du TAR. Les inspections légalement requises entrent dans le périmètre. L'absence d'inspection doit être justifié en évaluant les risques. Les investissements ne comptent pas comme coût de l'arrêt, etc.). Challenger implique de vérifier que le périmètre de l'arrêt est correctement définit selon ce standard.

Gestion des entreprises contractuelles
La gestion des sous-traitants consiste en l'intégration systématique des sous-traitants dans une logique de mise en concurrence (appels d'offres, devis). S'ajoute la gestion de la création des contrats, le suivi de l'exécution selon la qualité définie dans les contrats et l'évaluation des prestations. Selon le type de contrat (prix fixe, temps et matériel etc.), les processus ou systèmes de gestions adaptés peuvent varier.

Optimisation du planning des travaux
L'optimisation du planning des travaux est une phase importante afin de perfectionner le plan de déroulement du Grand Arrêt. Notre équipe "good scheduling practices" est en mesure d'identifier les améliorations pouvant être obtenues par différents moyens: Réduction de la durée de l'Arrêt (par exemple par l'optimisation du chemin critique ou par la réduction des temps de sécurité calculés larges), optimisation des ressources (par exemple par le rééquilibrage des activités), mettre en place des outils de management adaptés à l'organisation afin d'améliorer le suivi pendant la phase d'exécution des activités.

Infrastructure / logistique
La logistique des arrêts concerne les déplacements du personnel, l'acheminement du matériel et des équipements pendant l'arrêt. L'objectif est d'optimiser l'acheminement des ressources afin de réaliser les travaux rapidement, dans les délais et aux coûts minimums. Dans cette logique il est indispensable de disposer d'une infrastructure adaptée (i.e. routes, accès, parkings, espaces de stockage). En outre il y a d'autres éléments logistiques nécessaires à la bonne réalisation d'un arrêt (i.e. logements, espaces de lavage pour les équipement, cantine, moyens de communication, IT, accès au site, etc.). Une infrastructure mal adaptée ou une logistique mal organisée peuvent considérablement augmenter les coûts d'un arrêt.

Gestion des permis de travail
Les permis de travail doivent sécuriser l'exécution des travaux pendant un TAR. Les prérequis et le processus de remise de ces permis peuvent varier considérablement d'une entreprise à l'autre. Néanmoins l'on retrouve certains éléments essentiels. La production est responsable de la préparation et de la remise des permis. Généralement il n'y a pas d'exécution des travaux de TAR sans permis. La majorité des permis ne sont que valable pour l'équipe ou la journée. Les caractéristiques d'une gestion performante et efficace des permis de travail sont la remise correcte et rapide des permis avec un temps minimal d'attente, tout en assurant un respect des règles HSE et de sécurité.

Gestion des risques
La durée des projets TAR entre la préparation et la réalisation, ainsi que le nombre d'acteur et d'interactions, impliquent un certain niveau d'incertitude et de risque.
La gestion des risques prévoit une approche structurée pour saisir, contrôler, évaluer et réduire ces incertitudes. Une bonne gestion du risque prend en compte, d'une manière transparente, tous les risques possibles, l'évaluation de la probabilité de chaque risque, les conséquences en cas d'événement, ainsi que la définition et la mise en place des plans d'action afin de réduire ces risques.

Support pendant la phase d'exécution
Un support externe de nos spécialistes pendant la phase d'exécution du TAR aide l'équipe du client à réaliser des meilleurs résultats par rapport à sa réalisation sans aide supplémentaire. Notre task force réalise un "Short Impact Program" pendant lequel il aide l'équipe TAR à augmenter la productivité d'exécution en ciblant par exemple le processus des permis de travail, en mettant en place des indicateurs clés afin d'améliorer la transparence du système de gestion ou en identifiant d'autres potentiels.

Stratégie d'optimisation des regroupements de travaux (Clusters)
La stratégie de cluster nous permet de déterminer le moment idéal pour organiser l'arrêt d'un équipement ou de plusieurs équipements. Cette stratégie est influencée par plusieurs facteurs (par exemple l'interdépendance des actifs, la législation, les obligations envers les clients, la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins du marché, les capacités organisationnelles, etc.).
La définition d'une telle stratégie a un impact important sur la profitabilité globale d'un site de production, car elle influe sur la durée des arrêts (et les pertes de production qui y sont liées), leur complexité et leur coût.

Stratégie de gestion du scope
La stratégie de définition du scope (périmètre) des arrêts est la définition de 'ce qu'un TAR contient' en prenant en compte les obligations légales, la stratégie de la maintenance et les objectifs de performance (disponibilité et utilisation). Sur la base d'une stratégie bien définie le processus gestion du scope est divisé en deux phases: 1. jusqu'au gel du scope et 2. après le gel du scope. La stratégie du scope, ainsi que les processus correspondants sont critiques pour la préparation et l'exécution du Grand Arrêt, car ils impactent également toutes les autres activités de préparation et d'exécution.

Stratégie de gestion des entreprises contractuelles
Faire appel à des sous-traitants nécessite une stratégie spécifique pour définir et aligner tous les contrats vers un même objectif, ceci en prenant en compte l'interaction de tous les métier impliqués pendant un arrêt. Cette approche permet, aux entreprises extérieures, de participer déjà pendant la préparation de l'arrêt et pas seulement pendant la phase d'exécution.
Une bonne stratégie de sous-traitance est caractérisée par un processus de mise en concurrence et la définition de types de contrat adéquats pour le site mais aussi pour les arrêts, assurant ainsi une qualité de service des prestations élevée et fiable.

Stratégie de planning et fixation des délais
TLe "planning" de l'arrêt permet de traduire le périmètre et les grandes tâches en des tâches individuelles et positionnées dans un calendrier. La planification prévoit l'estimation du temps nécessaire pour exécuter des activités individuelles (par exemple basée sur des normes) et le regroupement d'activités liées en lots (TAR work packs).
Le "scheduling" prévoit de fixer des délais précis pour chaque lot, ce qui permet d'obtenir un plan de réalisation exécutif. L'objectif est d'avoir un plan exhaustif qui contient toutes les activités du TAR (par exemple CAPEX, arrêt, démarrage). La structure du plan exécutif doit correspondre à la gestion et l'organisation des travaux. A ce point le plan de réalisation peut être utilisé comme outil de suivi de progrès des travaux pendant la phase d'exécution.

TAR Process

Organisation des équipes TAR
L'organisation qui est responsable de la préparation et de l'exécution des arrêts est en général une organisation temporaire qui est dissoute à la fin des TARs. La structure de cette organisation temporaire est différente pour la phase de préparation (Front End Loading) et la phase d'exécution. Selon le nombre mais aussi la taille des TARs un site peut avoir un département dédié de manière permanente aux TARs, allouant des ressources à ces organisations temporaires. La plupart des autres départements fonctionnels détachent eux aussi des ressources à ces arrêts (i.e. inspection, opérations). Au final la taille et l'organisation des ces équipes doit être adaptée à la taille de l'arrêt.

Intégration des projets CAPEX
Très souvent un grand nombre de projets CAPEX ne peuvent qu'être réalisés pendant l'arrêt d'une unité. Cette opportunité se présente lors des Grands Arrêts. Nous constatons que généralement les montants dédiés aux CAPEX sont aussi plus importants que ceux dédiés à la réalisation des travaux servant à remplir les exigences purement légales.
Afin de limiter la durée et la complexité d'un arrêt, l'ambition de nos clients devrait être de réduire au minimum le nombre de projets CAPEX à exécuter pendant ces arrêts et de se limiter aux projets ne pouvant être effectués hors arrêt. Ces projets sont alors à inclure dans leur intégralité dans le planning du TAR (organisation, planning des activités détaillé, choix des sous-traitants...). L'intégration complète des projets CAPEX est un facteur clé de la réussite d'un TAR.

Développement de l'efficacité du personnel
Les Grands Arrêts (TAR) sont des projets qui exigent un niveau de compétence technique, mais aussi managérial important de la part des employés. Il est tout d'abord essentiel d'identifier les compétences nécessaires existant en interne et celles qui devront être acquise en externe. Selon cette approche, nous vous accompagnons avec méthode dans des workshops pour évaluer les profils de compétence, identifier les gaps, les combler, développer ces compétences et les maintenir pour les acteurs clés. La gestion des compétences a un impact majeur sur la capacité de l'organisation à gérer les TAR avec succès.

TAR processus décisionnel par 'Gate'
Les TARs sont des projets avec un début et une fin bien définis. Les processus de préparation (Front End Loading) et d'exécution se constituent en différentes phases qui sont séparées par des 'gates'. Une nouvelle phase ne peut commencer que si tous les livrables définis pour la phase précédente ont été réalisés. Chaque phase contient des activités et des jalons de référence pour lesquels les rôles et responsabilités sont clairement attribués. Les objectifs du TAR sont définis selon l'ordre de priorité suivant: La sûreté, la durée, la qualité et les coûts.

Les principes
T.A. Cook dispose d'un savoir faire technique particulier dans la gestion des arrêts, la gestion de la maintenance et la gestion du changement. Avec notre approche pragmatique basée sur des méthodologies et des outils spécifiques, nous nous assurons que le travail effectué en collaboration avec nos clients est crédible, nos implémentations pérennes, cela en nous adaptant à la culture et à la langue de l'entreprise.